Toen ik interim-directeur werd, kreeg ik ongevraagd een van de meest waardevolle lessen in agendabeheer uit mijn hele loopbaan. Als interim-manager word je ingehuurd tegen een stevig uurtarief. Plotseling hangt er aan elk uur dat je op een school of in een bedrijf rondloopt een prijskaartje.
En dat verandert je perspectief op tijd radicaal.
Snel verder lezen...
Natuurlijk was ik me altijd al bewust van de waarde van tijd. Maar nu werd het keihard rekenen. Neem zoiets simpels als pleinwacht. Als een collega omhoogzit, neem je die als directeur uit collegialiteit natuurlijk heel makkelijk even over. Maar toen ik me realiseerde wat dat half uurtje buiten lopen de organisatie kostte, ging ik anders kijken.
Is dit de meest zinvolle besteding van mijn tijd?
Dat is niet de vraag of een directeur te goed is voor pleinwacht. Af en toe invallen vergroot je zichtbaarheid, versterkt de relatie met je team en laat solidariteit zien. Daar is niets mis mee. Maar er is een verschil tussen incidenteel bijspringen en structureel taken uitvoeren die even goed — of beter — door iemand anders gedaan kunnen worden.
Jouw agenda liegt namelijk niet. Het is de keiharde, fysieke spiegel van jouw prioriteiten — en van hoe scherp jij je grenzen stelt.
Vergaderen of werken? Wanneer voeg ik waarde toe?
Die nieuwe manier van kijken naar tijd nam ik direct mee naar de vergadercultuur. Als leider voel je vaak de verplichting om overal bij te zijn. Je wilt betrokkenheid tonen, de controle houden en weten wat er speelt. Maar daardoor zit je agenda van negen tot vijf dichtgemetseld met overleg.
Ik besloot het anders te doen. Ik legde mijn team uit dat ik niet meer standaard bij elke vergadering aanwezig hoefde te zijn. In plaats van zelf te bepalen waar ik aanschoof, legde ik de vraag bij hen neer: “Bedenk samen eens waar jullie mijn aanwezigheid écht nodig hebben. Wanneer voeg ik waarde toe, en wanneer zit ik er eigenlijk alleen maar voor spek en bonen bij?”
Het resultaat was een verademing. We ontwierpen samen een compleet nieuw vergaderschema. Mijn agenda kreeg weer ademruimte, en het team kreeg meer autonomie. Win-win.
Eén kanttekening is hier wel op zijn plaats. Minder vergaderen betekent niet automatisch beter vergaderen. Sommige organisaties slaan door van veel overleg naar bijna geen overleg — en dan ontstaan eilandjes, misverstanden en verlies van gezamenlijkheid. Scholen en teams hebben juist behoefte aan professionele dialoog, gezamenlijke reflectie en visieontwikkeling. Niet alle vergadertijd is verspilde tijd. Het gaat erom dat je bewust kiest wanneer een vergadering écht nodig is — en wanneer niet.
Van vergadering naar vijf minuten lezen
Van vergadering naar een levend jaar-document
Bovendien ontdekten we dat we voor heel veel zaken helemaal geen vergadering hoefden te beleggen. Elkaar informeren over lopende zaken kon net zo goed schriftelijk. Het enige wat we moesten oplossen: hoe leggen we besluiten vast, en hoe zorgen we dat iedereen op de hoogte blijft zonder dat eerdere updates verloren gaan in de mailbox?
Onze oplossing was even simpel als effectief. We introduceerden één gedeeld groeidocument dat gedurende het hele jaar wekelijks werd aangevuld. Iedereen schreef hier door de week zijn lopende punten en besluiten in. Ook de notulen van bouw en teamvergaderingen werden hierin opgenomen. Dat document was meteen de communicatie — geen extra vertaalslag, geen tussenpersoon.
Op vrijdagmiddag vatte ik de nieuwe input samen tot de wekelijkse nieuwsbrief voor het team. In de laatste jaren liet ik me zelfs helpen door AI, om er snel en scherp eventuele dubbelingen uit te filteren. Deze wekelijkse nieuwsbrieven vormden één lang document met onderaan de besluitenlijst.
In plaats van urenlang naar elkaars updates te luisteren in een muf vergaderlokaal, was iedereen in één oogopslag op de hoogte. En aan het einde van het jaar hadden we geen stapel losse papieren, maar één doorlopend, overzichtelijk jaar-document: ons complete archief én een sluitende besluitenlijst.
Geen blauwdruk, wel een uitnodiging
Ik ga absoluut niet beweren dat dit vanaf dag één vlekkeloos verliep. Soms misten we toch een besluit, of moesten we de procedure bijschaven. Maar de bewustwording die door deze stappen ontstond, was goud waard. We gingen simpelweg anders nadenken over onze tijd.
Verwacht van mij dan ook geen ultieme blauwdrukken, revolutionaire systemen of theorieën waar je zelf nog nooit over hebt nagedacht. De meeste oplossingen zijn immers pijnlijk eenvoudig. Het enige wat ik je via dit platform wil meegeven, is de uitnodiging om bewuster stil te staan bij hoe je met je tijd omgaat.
Wees je bewust van wat jouw tijd waard is — niet alleen in euro’s, maar ook in wat het oplevert voor je team. En kijk vandaag eens heel kritisch in je eigen agenda. Hoeveel van jouw kostbare uren en energie gaan wekelijks op aan dagelijkse routines en verplichtingen waar je eigenlijk nooit écht goed over hebt nagedacht?
Welke pleinwacht ben jij vandaag structureel aan het lopen, die je eigenlijk direct aan een ander over moet laten?
